Cal2You est né du constat qu’une page de calendrier ordinaire affichée sur le réfrigérateur ne répondait pas aux besoins quotidiens des familles modernes. Ces familles sont constamment en mouvement et plusieurs d’entre elles sont reconstituées. Nous savions que le Web permettrait à tous les membres d’une famille d’accéder à leur calendrier où qu’ils soient – à la maison, au bureau ou à partir d’un appareil Internet.
Nous devions ensuite réussir à libérer les gens de la tâche fastidieuse consistant à prendre l’information qu’ils reçoivent de sources multiples et à l’inscrire manuellement dans leurs calendriers. Pour éviter cette corvée, nous avons conçu un système dans lequel les activités sont AUTOMATIQUEMENT saisies dans Cal2You. Qui plus est, l’activité est liée au membre de la famille visé. Chaque membre a sa propre page-calendrier, combinée à la page-calendrier principale.
Une fois la fonction d’ajout automatique des activités mise en œuvre, l’envoi d’un avis immédiat a été rendu possible. En outre, le système pourrait dorénavant surveiller les conflits d’horaire. Nous avons mis sur pied un système d’avis à trois niveaux d’intervention. Ainsi, les problèmes peuvent être réglés dès leur apparition.
En ce qui touche l’aspect organisationnel, la plainte la plus souvent formulée porte sur la difficulté de communiquer et de gérer le calendrier. Les personnes concernées estiment qu’elles ne sont pas tenues à jour. On met trop de temps à leur communiquer un ajout, une annulation ou une modification au calendrier. Cal2You voulait changer les choses. Dès qu’une activité est ajoutée, annulée ou modifiée dans le calendrier de l’entreprise, les calendriers individuels des membres de Cal2You sont immédiatement mis à jour. Les conflits d’horaire sont décelés et les membres peuvent rapidement y remédier. Également, s’il y a un changement de dernière minute à l’horaire, sa saisie dans le système Cal2You est automatiquement suivie de l’envoi d’un drapeau rouge aux membres.
En dernier lieu, nous voulions trouver un moyen pour les entreprises de pouvoir faire le suivi des participants à une activité. C’est là qu’entre en jeu notre fonction RSVP. Elle permet aux membres d’indiquer leur présence auprès du responsable.
En tant que parents d’enfants actifs et membres de diverses associations, nous avons développé Cal2You en fonction de nos besoins et de ceux de nos proches. Nous avions très hâte d’utiliser Cal2You. Pour nous, c’était une solution qui arrivait non seulement à point nommé, mais qui était grandement attendue.
